Webマガジン 別冊マイカ

仕事で扱うドキュメントは、読み解くのに時間がかかります。特に社内規定や法令など専門的な内容が書かれている文章の中には、基礎知識が必要とされるものもあり、なかなか理解できません。そこで、WordのCopilotを使って文書の内容を理解しやすくする方法を解説します。

WordのCopilotは自然言語処理技術を活用した生成AIのひとつ。これを活用すれば、文書内に含まれる情報に関して質問できるようになります。つまり、わからないことがあって資料を調べる際、わざわざその資料を読み砕かなくなくても、その資料を読み込ませたCopilotに質問すれば必要な情報が引き出せるようになるということです。

たとえば、社内規定のドキュメントをCopilotに読み込ませておき、「忌引きをとるための条件は何ですか？」と質問をすれば、関連する情報を見つけ出して回答してくれます。労働基準法などの法令についても同様で、「サービス残業するとまずいの？」と質問すると、労働基準法に照らし合わせて回答を得ることができます。

ちなみに法令は著作者の権利が及ばないので、許諾を得ることなく複製したり、配布したりできます。そのため、インターネットで検索すれば、法令のドキュメントをダウンロードすることも可能です。

従来、法令文書や社内規定等の理解＆活用するには専門知識が必要でしたが、WordのCopilotを利用すれば、特に知識がなくても内容を理解し、活用できるようになります。

今回は社内規定や法令を例にしましたが、趣味や教育などにも応用できます。専門的な内容をわかりやすい言葉で説明してくれるアドバイザーとして、Copilotを有効活用してみてはいかがでしょうか。