Webマガジン 別冊マイカ

テレワークになってそろそろ4ヵ月。作業の効率化を図るため、ドキュメントなどを「共有」し、同時に作業することが増えています。

例えば、「雑誌の4P分の記事を執筆して」という仕事を二人で行う場合、これまではページごとに担当者を決めてお互いに作業をするケースがほとんどでした。

最近は、1つのドキュメントを共有して、お互いが同時に執筆・編集作業をする、というような方法に変わっています。

担当を決めて作業をしていくと、ドキュメントをマージしたり、トーンを合わせるための作業が必要でした。そのため、執筆後もいくつかの工数が発生し、それなりに手間がかかりました。

しかし、ドキュメントを同時に編集できるようになったことでドキュメントのマージが不要になり、執筆しながら文章のトーンやテンプレートを合わせていけるようになりました。その結果、執筆後の工数をいくつか省くことができ、結果として短時間で納品できるようになったのです。

実際、今回は2〜3日ほどの納期がありましたが、数時間で執筆作業が完了。執筆後の編集やチェック作業に多くの時間を割くことができたため、短期間ながら品質の高い原稿を納品することができたのです。

このドキュメントの共有に使っているのがGoogleドキュメント。マイカの場合、「G Suite」を使っているので、すぐにGoogleドキュメントを利用できる環境になっています。

共有したいドキュメントは、マイカのメンバーのみ編集できる設定にすることで、情報漏えいなどのリスクもありません。セキュアな状況で共同の執筆作業ができるようになったのです。

テレワークがもっと普及すれば、同様のサービスがほかにも出てくるかもしれませんね。いやあ、それにしてもドキュメントのオンライン共有、便利です。