【テレワーク寺子屋】社内のナレッジ共有を加速させるNotion

昨年２月にテレワークをスタートし、１年が過ぎました。社内コミュニケーションには、主にZoomやSlackを使っています。ZoomやSlackは、コミュニケーションに必要な機能を十分備えており、概ね不満はありません。

ただ、情報共有という点で、正直すこし使いにくい部分はありました。たとえば、誰がどんな仕事をやっているのか、クライアントの担当者は誰なのか、進捗状況はどうなっているのか等、各人の仕事の全体像を把握できる場所がなかったため、月末が近づくと「あれはどうなった？　もう請求していいの？」「この案件、誰が担当していたんだっけ」と大騒ぎになってしまいます。

この課題をなんとか解決すべく、Notionを導入してみることにしました。

※Notionの詳細はこちらを参照してください。

Notionとは、Evernoteライクなメモアプリ。データはクラウドに保存されるので、パソコンやスマホなど端末を選ばず、いつでもどこでも使用できます。動作も軽いため、さっと使えるのも嬉しいところ。

Notionで作ったメモは「シェア」できるので、情報共有ツールとして使うことができます。同じ会社の社員などメンバーを決めて共有できますし、一般に「公開」することもできます。なかには、Notionで作ったランディングページを公開している人もいるようです。

Notionのメモは、普通にテキストを入力できるのはもちろん、他のメモとリンクして参照したり、レイアウトを工夫して見やすく整理したりすることもできます。社内Wikiのような使い方もできるので、情報を整理して共有すればナレッジの蓄積にも役立てそうです。

さらに便利なのは「データベース」機能。Notionのデータベースを使えば、簡単な業務アプリをノーコードで作成できます。

そこで「案件管理表」を作り、メンバー全員が関わっている案件をまとめて管理できるようにしました。この表を見れば、今当社が関わっている案件がどのくらいあるのか、それぞれの進捗はどうなっているのかなどが一目で把握できるようになりました。

しかし、全員分の案件となるとかなり情報量が多く、自分が関わっている仕事を見つけ出すのが大変です。そこで、「リンクドデータベース」という機能を使ってデータを読み込み、「フィルター」を使って必要なデータだけ絞り込んで、その結果を自分専用のダッシュボードに表示することにしました。もちろん、項目を指定してデータを並び替える「ソート」も使えるので、必要に応じて切り替えて使っています。

まだ開発途中ではありますが、案件管理表と自分用ダッシュボードを使い分けることで必要な情報がすぐに確認できるようになりました。そうそう。例の月末の請求騒動も、「終了した案件」だけを抽出して一覧表示することで解決。これで、経理担当から叱られることも少なくなりそうです……たぶん。

ネットでNotion関連情報を検索すると、マニアックな技がわんさか見つかります。今気になっているのは「Fomula（関数）」です。これを使いこなせば、かなり難しいこともできるようになるはず。いずれは、マイカの業務管理システムをすべてNotionに任せてしまおうかなんて考えています。

当社のように、テレワークの情報共有に課題があるという会社は、Notionを活用してみてはいかがでしょうか。