【テレワーク寺子屋】テレワークで効率アップ!DX事始め!?

テレワークに移行して、3週間。必要な機器もそろい、仕事も問題なくこなせるようになってきました。当初はテレワークに戸惑いもありましたが、今ではかなり快適! 仕事の生産性も上がっている気がします。

その理由は、移動などで使っていた時間を業務に割り当てられるようになったということ。

これまで取材や打合せなどがあれば、バスや電車で移動していました。場所にもよりますが、移動には片道1時間ほどかかります。つまり、1時間の打合せ+往復2時間、合計3時間。「午後2時から打ち合わせしましょう」となった場合、午後1時から4時まで使ってしまいます。そうすると、午後はもう、ほかの用事は入れられなくなる。

ところがテレワークになった途端、1時間の打合せにかかる時間は、きっかり1時間。午後2時スタートでも3時終了できるのだから、やろうと思えばもう1本、打ち合わせが入れられる。この差は非常に大きい。

確かに「顔を合わせた方が伝えられる情報が多い」ということはあります。しかし、継続している案件の打合せなどでさほど情報共有が必要でない場合は、テレワークで充分。そのことを実感するようになりました。

テレワークで便利に使っているツールが、Zoom。打合せや取材もZoomを使っています。

Zoomの場合、Web会議を行うのに相手のIDなどを問い合わせる必要はありません。ホストがURLを共有するだけで、すぐに会議を始めることができます。しかも、これまで何度かやってみてわかったのですが、Zoomを全く知らない相手でも、実際にやってみるとすぐに使えるようになるようです。インターフェースがわかりやすいんでしょうね。

そんなわけで、最近は電話やメールの代わりにZoomを使うことが増えてきました。

Zoomには、画面共有という機能があります。これまでテキストや画像だけで説明しようと苦労していたことも、画面を共有しながら伝えれば、一目瞭然。「百聞は一見にしかず」ということわざの通り、画面を見ながら話をするだけでお互いの理解を深められるということがわかりました。その結果、説明のための時間も削減され、手戻りも少なくなりました。

実は取材もZoomでやっています。Zoomであれば、あまり外出したくないこの時期でも、相手に負担をかけず行うことができます。相手の都合にあわせて取材する場所を確保する手間もかかりません。さらに、取材の内容を録画/録音できるという点も便利。これまで取材メモをとったり、ボイスレコーダーで録音したりしてきましたが、話している状況をそのまま動画で撮影したことはありませんでした。ところがZoomなら、丸ごと動画で保存できる。わからないところがあれば、何度でも聞き直せる上、相手の身振り手振りでの説明も確認できます。

これに気をよくして、次の手を考え始めました。Amazon Transcribeなどのツールが使えると、もっと便利になりそうな気がします。

Amazon Transcribeとは、Amazonが提供している音声をテキスト化するツール。映像や音声ファイルから自動的に文字起こしができるようになれば、構成を考えたりする時間をもっと増やしつつ、これまでよりも短納期で原稿を納品できる可能性があります。

テレワークになったことで、これまでアナログ一辺倒だった打合せや取材も「デジタル」の中で行えるようになりました。すると、テクノロジーを活用して、さらなる効率化や新しい付加価値が生まれる可能性がある。

テレワークは「単純に遠隔で仕事をする」以上のポテンシャルを秘めていると感じています。新型コロナウィルスに伴う緊急的な措置でしたが、仕事のやり方そのものを変えそうな気がしています。ちょっとした働き方改革の具現化ですね。なんだかワクワクしてきました!

 

秋葉 けんた

秋葉 けんた

投稿者プロフィール

IT系のライティングを担当。
書籍、雑誌、業界誌やWebコンテンツなど、コンシューマからB2Bまで幅広く執筆。また、広告やカタログ、導入事例といった営業支援ツールの制作にも携わる。年間におよそ200件の原稿を執筆。

 ●これまでの主な仕事
PC/周辺機器(CPU/DVD・BD・HD DVD/LCD/プリンタなど)、基幹システム(CRM/ERP/SFA/SOA/帳票など)、ストレージ(SAN/NAS/LTO/SASなど)、セキュリティ(BIOS/UTM/情報漏えい対策/デザスタリカバリ/内部統制・コンプライアンス/ネットワークセキュリティ/メールセキュリティなど)、ネットワーク(KVMスイッチ/グループウェア/サーバ/資産管理/シンクライアント/ホスティングなど)、その他(.NET/BI/カタログ/各種戦略/導入事例/パートナー取材など)…ほか、多数執筆。

 ●連絡先
メール:kenta@office-mica.com

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