【緊急提言】 明日からテレワーク?どうしよう!

新型コロナウイルスの感染者が次々と明らかになっています。

こういった状況下で、テレワークを実施する企業も出てきました。大事な社員を守りつつ、事業も継続したいという場合、テレワークはひとつの有効な選択肢になります。

ただ、これまでテレビ会議やチャットツールなどの導入を進めている企業ならまだしも、全く準備のない状況で突然「明日から当社もテレワークでいこう」ということになると、どこから手をつければいいかわからないですよね。

そこで今回は、明日から始められるテレワーク環境の構築方法を解説します。

テレワークで問題になるのが、コミュニケーションや情報の共有。社内では「相談」や「報告」が簡単にできますが、お互いに同じ場所で仕事をしていないテレワークだと、それが中々うまくいきません。コミュニケーションや情報共有がうまくいかないと業務生産性が落ちてしまいます。それを解決するのが遠隔会議システムとチャットシステムです。まずは、この2つをなんとかしましょう。

今回は、導入が簡単ですぐに使える遠隔会議システムとチャットツールをご紹介します。

「Zoom」で遠隔会議を実現

ZOOM」とは、遠隔地とWeb会議ができるソリューション。アプリをインストールするだけで、すぐにパソコンやスマホ、タブレットから遠隔会議に参加することができます。

個人が短い時間でテレビ電話かわりに使うのであれば無料のコースでも問題ありませんが、仕事で複数名が長時間使うのであれば、月額2000円の「プロ」コース以上が必須。遠隔地にいる複数の参加者とミーティングや会議が可能になります。

ZOOMにユーザー登録していないメンバーも、招待で送られたURLをクリックするだけですぐに会議に参加できるので、比較的導入のハードルが低いというのも特徴のひとつ。テレビ会議に慣れていない社員でも、すぐに使えるようになるでしょう。

ZOOMに登録する際は、サイトに接続し「サインアップは無料です」をクリック。あとは指示に従って入力を進めていけば、登録が完了します。

チャットシステムは「Chatwork」

次にご紹介するのは、チャットシステム。「メールでも情報のやりとりはできる」という考え方もありますが、リアルタイムに多くの情報をやりとりするとメールボックスがすぐに埋まってしまって、メールの処理に時間がかかってしまいます。テンポよく会話をしたいのであれば、チャットシステムの導入は必須です。

Chatwork」は、LINEやメッセンジャーのようにリアルタイムなメッセージをやりとりできるツール。プロジェクトごとにグループを作れるので、コミュニケーションもスムーズです。誤送信などの情報漏えいも防げるソリューションなので、仕事で使っても安心。こちらも「新規登録(無料)」から登録することができます。有料会員になれば、ビデオ通話や音声通話なども使えるようになります。

Officeファイルのやりとりは、どうすればいい?

仕事でOfficeファイルを使っている場合、そのファイルのやりとりにもルールが必要です。

会社でOffice 365やG Suiteなどを導入している場合は、それらのサービスに付随しているオフィスソフトを使いましょう。One DriveやGoogleドライブなどのオンラインストレージを使えば、ファイルのやりとりも問題ありません。

Office 365やGSuiteを契約していない場合は、チャットソフトに添付してファイルを共有するのが簡単。ChatworkやSlackなどのチャットソフトは、ファイルを添付して共有することができます。

これらのアプリはそのままビジネスでも活用できますが、今回は「即時性」が高いツールを紹介しました。

テレワークは「働き方改革」にも活用できるソリューションですので、本格的な導入の際には、どういった機能が必要なのか、どういった業務にどういったツールが必要なのかなどをきちんと見極めて導入することをおすすめします。

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秋葉 けんた

秋葉 けんた

投稿者プロフィール

IT系のライティングを担当。
書籍、雑誌、業界誌やWebコンテンツなど、コンシューマからB2Bまで幅広く執筆。また、広告やカタログ、導入事例といった営業支援ツールの制作にも携わる。年間におよそ200件の原稿を執筆。

 ●これまでの主な仕事
PC/周辺機器(CPU/DVD・BD・HD DVD/LCD/プリンタなど)、基幹システム(CRM/ERP/SFA/SOA/帳票など)、ストレージ(SAN/NAS/LTO/SASなど)、セキュリティ(BIOS/UTM/情報漏えい対策/デザスタリカバリ/内部統制・コンプライアンス/ネットワークセキュリティ/メールセキュリティなど)、ネットワーク(KVMスイッチ/グループウェア/サーバ/資産管理/シンクライアント/ホスティングなど)、その他(.NET/BI/カタログ/各種戦略/導入事例/パートナー取材など)…ほか、多数執筆。

 ●連絡先
メール:kenta@office-mica.com

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